Arekissa ja Nooan arkissa on vertauskuvallista samankaltaisuutta. Hajautetussa toimeenpanossa myös IT-järjestelmistä tiedot kulkeutuvat yhteen kuin Nooan arkkiin ennen kuin päästään haluttuun tavoitteeseen. Päämääränä on tietojen käytön sujuvuus etenkin eläkkeen laskennassa.

Informaatiotekniikan ja tietojärjestelmien yhteensovittaminen työeläkealalla ei ole kuitenkaan uskonasia, eikä täysin ongelmatontakaan. Siinä täytyy yhteensovittaa eri näkemyksiä ja löytää lopulta yhteistyössä ulostuloratkaisuja. Tästä viime lokakuussa Arekin luotsina aloittaneella toimitusjohtaja Aaro Mutikaisella on jo kokemusta.

Mutikainen uskoo yhteistyön voimaan.

– Arek on sen takia olemassa, että yhteisten järjestelmien avulla työeläketurvan toimeenpanoa tehostetaan ja etteivät kaikki tee samoja asioita. Siitä huolen pitäminen on Arekin perustekemistä, hän sanoo.

Isäntä vai renki?

Niille molemmille ominaisuuksille on käyttöä. Arekin asiakkaille Mutikainen on kuunteleva renki: hän kyntää ja korjaa työt sovitusti kuin maamies pellollaan. Tietojärjestelmiä ylläpitävän yhtiön lukuisille järjestelmätoimittajille hän on samalla myös vaativa isäntä, joka pitää kiinni periaatteista alan yhteisen järjestelmän rakentajana.

Kuka päättää marssijärjestyksen, kun Arekilla on kymmenen omistajaa, jotka ovat samalla sen asiakkaita. Kenellä on viimeinen sana?

Mutikaisen mukaan isoista linjoista on sovittu aina yhdessä. Eläkevakuutuksen yhteisten palveluiden ohjausryhmä (EPO) ohjaa liiketoimintatasolla yhteisten järjestelmien strategista kehittämistä. Alan sisällä on myös tietohallintoryhmä, joka katsoo asiaa taas teknologianäkökulmasta.

Mutikainen näkee, että Arekin toimintaa ohjaa vahvasti työeläkealan yhteistä tavoitetilaa kuvaava ns. Tulevision tiekartta, joka on yhteisissä työryhmissä vuosittaisen tarkastelun kohteena. Sieltä isot kehitysaihiot lähtevät eteenpäin ja Arekin asiakasryhmä lopulta päättää tilauksista.

Mikko Kautto, Eläketurvakeskuksen toimitusjohtaja, toimii Arekin hallituksen puheenjohtajana. Eläketurvakeskuksella on 22 prosentin omistusosuus Arekista. Hallitukseen kuuluvat Ilmarinen suurimpana omistajana, sillä se kasvatti takavuosien fuusioitumisen seurauksena omistusosuutensa 24 prosenttiin sekä kolme muuta yksityisalojen työeläkeyhtiötä: Elo (12 %), Varma (20 %) ja Veritas (2,5 %) kokonsa mukaisilla omistusosuuksilla. Lisäksi mukana ovat julkisalojen Keva (18 %), Merimieseläkekassa (1 %), Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela (0,5 %) sekä eläkekassojen ja eläkesäätiöiden tietojärjestelmistä huolehtiva palveluyhtiö Porasto (0,5 %).

Mutikainen näkee, että IT-teknologian osalta työeläkeala ei poikkea hirveästi niistä finanssialan yhtiöistä, joihin hän on ollut tekemässä tietojärjestelmiä.

– Eläkealalla yhdistyvät vahva lainmukaisuus ja kilpailuelementti. Se tekee toiminnasta erilaisen, Mutikainen sanoo.

– Tietojen säilyttämisessä eläkealalla aikajänteet ovat pitkiä ja ansaintatietoja säilytetään koko ansaintahistorian ajalta. Mutta tietoahan tähän maailmaan mahtuu, Mutikainen toteaa.

Yhdessä vai erikseen?

Yhteisistä tietojärjestelmistä päätetään yhdessä, mutta jokainen toimija hajautetussa työeläkejärjestelmässä varjelee omaa kilpailuetuaan.

Mutikaisen mukaan pääsääntöisesti eläketurvan hoitamisessa perustoiminnot ovat IT-näkökulmasta selviä osa-alueita ja samoja kuin vakuutusyhtiöissä: vakuutustoiminta, korvaustoiminta ja sijoittaminen.

Mikä osa IT-järjestelmistä tehdään yhtiöissä itse ja mikä on kaikkien kannalta järkevää tehdä Arek-yhteistyössä, keskustellaan työeläkealan konepellin alaisessa maailmassa otsa märkänä.

Sijoitustoiminta ja vakuutustoiminta hoidetaan pääosin kunkin laitoksen omissa järjestelmissä. Korvausjärjestelmätkin yhteisen hyvän alun jälkeen ovat eriytyneet. Eri toimijat haluavat lisätä automaatiotasoa ja pyrkivät erottautumaan muista vaikkapa nopeudessa.

Lähitulevaisuudessa ratkaistavaksi tulee todennäköisesti ansaintarekisterin Meridea-sovellusalustan korvaaminen.

Myös tietojen hyödyntäminen ajantasaisesti on yksi alan sisällä keskusteltu aihe. Sitä pohditaan, millä aikataululla vanhojen ansaintatatietojen tallettamista ja laskemista voitaisiin yksinkertaistaa teknisesti ja voisiko analytiikan avulla yhteisiä tietovarantoja hyödyntää nykyistä laajemmin.

Päätöksiä näistä kuullaan oletettavasti Arekin seuraavalla strategiakaudella. Mitä ikinä päätökset ovatkaan, keskustelu käy niistä työeläkelan yhteistyöryhmissä aktiivisena.

Kohti terävöitettyä strategiaa

Työeläkealan tietojärjestelmäpalveluiden painopistealueita vuodesta 2023 eteenpäin työstetään Arekin strategiatyössä parhaillaan.

Mutikainen uskoo hajautetun järjestelmän asetelmaan, ja hän sanoo, ettei liioin pidä monopoleista. Tämä tehokkuusajattelu korostuu myös tulevassa strategiassa.

– Uudessa strategiassa mietimme roolien painotuksia ketterässä toimintamallissa. Mallinnus on juuri alkamassa ja tulevana vuonna on tarkoitus ketteröittää koko yhtiö.

Selvittelyyn nousee tällöin, mikä on Arekin asiakkaan rooli, Arekin rooli ja tietojärjestelmätoimittajan rooli.

Arekin toiminta-ajatusta kuten työeläkealaakin leimaa vaatimus kustannustehokkuudesta.

– Asiakkaamme ovat hyvin erikokoisia ja ne pyrkivät eri strategioilla kasvattamaan markkinaosuuttaan. Työmme on aina monen näkökulman yhteensovittamista ja vaatii hyvää järjestelmäosaamista toimia tehokkaasti eri tarpeita ajatellen.

– Näihin töihin täytyy todella syventyä. Ketteryys ei välttämättä kuitenkaan tarkoita sitä, että rahaa menisi vähemmän.

Esimerkiksi ansaintajärjestelmän ytimen Meridea-teknologia-alusta alkaa olla 2020-luvun loppua kohden vanhenemassa, joten järjestelmä on uusittava. Siihen on valmistauduttava.

– Sekä vakuuttamisen puolelta että ratkaisupuolelta ovat suurimmat työt nyt pöydällä. Kehitystyön eteneminen ja aikataulutus tulee huolella mietittäväksi, jottei tule liian suuria investointipiikkejä, Mutikainen painottaa.

Moniasiakkuuksien keskellä täytyy tuntea riittävän hyvin kaikkia toimijoita. Osaamisvaatimukset ovat kovat, jotta pystyy punnertamaan ratkaisuja.

– Syväosaamista vaativiin töihin vie aina pitkän aikaa oppia.