Garanten bakom it-systemen

Arek och Noaks ark har vissa symboliska likheter. I det decentraliserade arbetspensionssystemet samlas också uppgifterna från it-systemen ihop som i Noaks ark innan det önskade målet nås. Målet är att det ska vara smidigt att använda uppgifterna när pensioner räknas ut.

Olika åsikter måste sammanjämkas och till slut måste man finna utvägar i samarbete. Det här har Aaro Mutikainen, som i oktober tillträdde som vd för Arek, redan erfarenhet av.

Mutikainen tror på samarbetets styrka.

– Arek finns till för att tillhandahållandet av arbetspensionsskydd ska göras effektivare med gemensamma system, så att alla inte håller på med samma saker. Att se till det är Areks grundläggande uppgift, säger Mutikainen.

Husbonde eller dräng? Både husbonds- och drängegenskaper behövs. Mot Areks kunder är Mutikainen en hörsam dräng: han plöjer och skördar arbetena enligt överenskommelse. Mot Areks talrika systemleverantörer är han en krävande husbonde som håller fast vid principerna som den som upprätthåller arbetspensionssektorns gemensamma system.

Vem bestämmer marschordningen, när Arek har tio ägare som samtidigt är dess kunder? Vem har sista ordet?

Enligt Mutikainen har man alltid kommit tillsammans överens om de stora linjerna. Styrgruppen för de gemensamma tjänsterna för pensionsförsäkringen styr den strategiska utvecklingen av de gemensamma systemen på verksamhetsnivå. Inom branschen finns också en dataförvaltningsgrupp som ser på saker och ting ur teknologins synvinkel.

Mutikainen anser att Areks verksamhet kraftigt styrs av den s.k. Tulevisio-vägkartan som beskriver arbetspensionssektorns gemensamma målbild och som revideras årligen i de gemensamma arbetsgrupperna. De stora utvecklingsidéerna går vidare därifrån och kundgruppen inom sektorn fattar sedan de slutliga besluten om beställningar.

Pensionsskyddscentralens vd Mikko Kautto är ordförande för Areks styrelse. Som centralorgan inom systemet har Pensionsskyddscentralen 22 procents ägarandel av Arek.

I styrelsen ingår Ilmarinen som störst, eftersom det till följd av en tidigare fusion har en ägarandel på 24 procent, och de tre övriga arbetspensionsbolagen inom den privata sektorn: Elo (12 %), Varma (20 %) och Veritas (2,5 %) vilkas ägarandelar reflekterar deras storlek. De övriga är Keva, den offentliga sektorns pensionsanstalt (18 %), Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA (0,5 %) och Porasto (0,5 %), som tar hand om pensionskassornas och pensionsstiftelsernas datasystem och försäkringsmatematik.

Mutikainens uppfattning är att arbetspensionssektorn i fråga om it inte skiljer sig mycket från de bolag inom finansbranschen, för vilka han har varit med om att bygga datasystem.

– Inom pensionssektorn kombineras det lagstadgade och konkurrenselementet mycket starkt. Det gör verksamheten annorlunda, säger Mutikainen.

– Tidsspannet för förvaring av data är långa inom pensionssektorn, intjäningsuppgifterna sparas för hela den tid då pension har intjänats. Men det finns ju plats för information i världen, konstaterar Mutikainen.

Tillsammans eller skilt? Besluten om gemensamma system fattas tillsammans, men i det decentraliserade systemet värnar varje aktör om sina egna konkurrensfördelar.

Enligt Mutikainen är de grundläggande funktionerna vid skötseln av pensionsskyddet i regel klara delområden ur it-synvinkel och desamma som i försäkringbolag: försäkring, ersättning och placering.

Vilka delar av it-systemen bolagen gör själva och vilka det ur allas synvinkel är klokt att göra genom Arek-samarbete är en fråga som debatteras livligt.

Placeringsverksamheten och försäkringsrörelsen sköts huvudsakligen i varje anstalts eget system. Efter en god gemensam början har också ersättningssystemen gått skilda vägar. En del aktörer vill öka automationsnivån och skilja sig från mängden t.ex. i snabbhet.

En fråga som sannolikt ska avgöras inom en nära framtid är hur intjäningsregistrets Meridea-applikationsplattform ska ersättas. En annan fråga som dryftas är med vilken tidsplan det skulle vara vettigt att tekniskt genomföra sparandet av all intjäningshistoria och om de gemensamma datalagren med hjälp av analytik kunde utnyttjas i större utsträckning än idag.

Pensionssaldokonton i realtid är också ett tema som diskuteras inom branschen. Beslut om dessa får vi antagligen höra om under Areks nästa strategiperiod. Oberoende vilka besluten kommer att bli, diskuteras de aktivt i samarbetsgrupperna inom arbetspensionssektorn.

Den nya strategin och de prioriterade områdena för arbetspensionssektorns it-tjänster bearbetas som bäst på Arek med siktet på år 2023 och framåt.

Mutikainen tror på decentralisering och säger att han inte gillar monopol särskilt mycket. Detta effektivitetstänkande accentueras i strategin.

– I den nya strategin funderar vi på hur rollerna betonas med hjälp av en agil verksamhetsmodell. Modelleringen är i startgroparna och nästa år ska hela bolaget göras agilt.

Då reds det ut vilka roller Areks kunder, Arek och it-systemleverantören har.

Areks verksamhetsidé präglas i likhet med arbetspensionssektorn av kravet på kostnadseffektivitet.

– Våra kunder är väldigt olika i storlek och de eftersträvar att öka sin konkurrensandel med olika strategier. Vårt jobb går alltid ut på att sammanjämka många synvinklar och det krävs en god systemkompentens för att verksamheten ska vara effektiv med tanke på olika behov.

– Man måste verkligen fördjupa sig i de här jobben. Agilitet innebär inte nödvändigtvis att det går åt mindre pengar.

Till exempel börjar Meridea-teknologiplattformen, som utgör kärnan i intjäningssystemet, vara föråldrad i slutet av 2020-talet, och systemet måste förnyas. Det är också en orsak till att det finns ett större tryck att ändra beredningen.

– Det största jobbet på både försäkrings- och avgörandesidan ligger nu på bordet. Hur utvecklingsarbetet ska framskrida och tajmas behöver tänkas ut noga, så att det inte uppstår för stora investeringstoppar, betonar Mutikainen.

När kunderna är många måste man känna alla aktörer tillräckligt bra. Det krävs hög kompetens för att man ska kunna ta fram lösningar.

– Det tar alltid länge att lära sig arbeten som kräver djup kunskap.