REKISTERIT

EU-maiden välillä yhteinen tietojenvaihtojärjestelmä

EESSI laajenee 

Euroopan unionin välinen sähköinen tietojenvaihto laajeni Suomessa lähetettyihin työntekijöihin ja etenee loppuvuodesta eläkesektorille ja perintä­asioihin.

teksti Anne Iivonen | kuvat Karoliina Paatos ja Gettyimages

Yhteinen tietoperusta helpottaa niin eläkkeiden kuin muunkin sosiaaliturvan toimeenpanoa. Euroopan unionissa jäsenmaiden välillä tietojen vaihto hoituu sosiaaliturvan toimeenpanon eri toiminta-aloilla EESSI-järjestelmän (Electronic Exchange of Social Security Information) avulla.

Järjestelmän käyttöönotto laajenee parhaillaan jäsenmaissa. Suomessa tapaturmavakuuttamisen osalta siirryttiin EESSI-järjestelmään viime joulukuussa. Talven ja kevään aikana myös työttömyysturva-asioita sekä Kelan perhe-etuusasioita on siirrytty välittämään maiden välillä EESSI-väylää hyödyntäen.

Myös työeläkealalla on saatu ensikokemuksia. Lähetettyjä työntekijöitä koskevia tietoja ryhdyttiin välittämään syyskuun alussa EESSI-järjestelmässä. Eläketurvakeskus hoitaa kyseistä liikennettä ja toimittaa tietoja eri käyttäjien tarpeisiin. Tähän asti manuaalinen tietojenkäsittely on ollut hidasta. Papereiden edestakainen postittelu on vienyt helposti useita kuukausia. Asia­kas on joutunut odottamaan toisen maan viranomaisen päätöstä kuukausia tai jopa vuosia.

EU:n sosiaaliturva-asetuksessa on määritelty, että kaikki tiedot on vaihdettava sähköisesti. EU:n EESSI-laitoshakemistossa on ilmoitettava kunkin laitoksen EESSI-valmiudesta.

Työeläkeala on saanut ensikokemuksia, kun nyt on ryhdytty välittämään lähetettyjä työntekijöitä koskevia tietoja EESSI-järjestelmässä.

– Asiakkaan näkökulmasta on otettu iso askel eteenpäin.

– Pelkästään A1-todistusten osalta olemme nähneet, että prosessit maiden välillä ovat nopeutuneet sähköisen tiedonvaihdon myötä, kertoo Eläketurvakeskuksen lakiosastolta yksikönpäällikkö Noora Allenius.

– Nopeutuvasta tiedonvaihdosta hyötyvät käsittelijät sekä meillä että muiden maiden kumppanilaitoksissa. Lopulta myös asiakas saa näin nopeampaa palvelua, hän sanoo.

EESSI-järjestelmästä löytyy EU-maissa liikkuvan työntekijän vakuuttamistiedot, eli se, minkä maan so­siaaliturvaan työntekijä kuuluu.

Yhteinen järjestelmä nopeuttaa käsittelyä ja lisää luotettavuutta, mutta ei sulje kokonaan pois väärinkäytösten mahdollisuutta.

– Edelleen tarvitaan kuitenkin yhteistyötä maiden kesken asioiden selvittämiseksi, Allenius painottaa.

Suomi on pieni ja tunnollinen, mutta myös harkitseva eikä se ottanut järjestelmää käyttöön ensimmäisten joukossa. Eläketurvakeskuksen rekisteripalveluista vastaava osastopäällikkö Sari Alanko kertoo, että Suomi liittyi siinä vaiheessa, kun järjestelmästä oli kertaalleen paranneltu versio olemassa.

Hän kuuluu projektin ohjausryhmään ja on seurannut EESSI:n synnyttämistä sen eri vaiheissa. EU-komission teknisen toimikunnan puheenjohtajana Alanko edisti aktiivisesti tietojenvaihtoa Suomen EU-puheenjohtajakaudella.

– Kansallisia tietojärjestelmiä ja prosesseja on viilattu vuosien mittaan siihen malliin, että saatoimme nyt ryhtyä sähköiseen tietojenvaihtoon, hän sanoo.

Jäsenmaiden käyttöön toteutettu käyttöliittymäpalvelu toimii EU:n virallisilla kielillä eli kukin toimija saa oman kieliversion käyttöönsä.

– Viestit kulkevat eri maiden välillä EU-työryhmissä määritellyin tiedoin xml-muotoisena datana. Näin virheiden määrä vähenee, ja viestintää on haluttu yhdenmukaistaa, osastopäällikkö Alanko sanoo.

Kelassa on Suomen toimijoiden kansallinen yhteyspiste, joka sisältää komission toimittamia palveluita ja Suomen omia kansallisia prosesseja tukevia palveluita. Eläketurvakeskuksen, useiden työeläkevakuuttajien sekä työeläkealan yhteisiä tietojärjestelmiä on integroitu EESSI-järjestelmään yhteensopiviksi.

Useissa maissa on toimiala- ja ammattialakohtaisia eläkelaitoksia runsain määrin. EESSI-järjestelmässä tietoja vaihtavia sosiaaliturvalaitoksia on reilu 6 000.

– Moni maa on joutunut miettimään miten kansallisesti järjestää tietojenvaihdon ja siihen liittyvän hallinnon. Myös Suomessa on panostettu kansallisen hallintomallin toimivuuteen, Alanko kertoo.

Neitsytmatka on nyt alkanut Suomessa. Loppujenkin jäsenmaiden on liityttävä EESSI-järjestelmään puolen vuoden sisällä, kun 80 prosenttia jäsenmaista on saanut kunkin liiketoiminnallisen prosessin palvelukäyttöön.

Ensimmäinen yritys yhteisen tietojärjestelmän rakentamiseksi polkaistiin käyntiin vuonna 2010 EU:n sosiaaliturva-asetuksessa.

– Alkuperäinen kahden vuoden siirtymäaika osoittautui liian kunnianhimoiseksi. Nykyinen toteutus rakentuu pidemmälle aikajänteelle, osastopäällikkö Sari Alanko toteaa.

EESSI-järjestelmän rakentaminen on ollut monivaiheista ja siihen liittyvien projektien elinkaari pitkä. Työeläkealalla Arek Oy on toteuttanut järjestelmään kaikille yhteiset toiminnallisuudet.

Järjestelmien rakentaminen mak­saa ja kansallisten yhteisten palveluiden investointikustannukset on jyvitetty toimijoille sovituin prosenttiosuuksin.

– Investointikustannuksia on syntynyt lisäksi työeläkealan yhteisistä järjestelmistä ja kunkin laitoksen omista tietojärjestelmäprojekteista. Asiantuntijatyön määrä EESSI-järjestelmän aikaansaamiseksi on ollut iso, Alanko summaa.

Toivottu uudistus. Eläketurvakeskuksen rekisteripalveluista vastaava osastopäällikkö Sari Alanko kertoo, että ensimmäinen ­yritys yhteisen tietojärjestelmän rakentamiseksi polkaistiin käyntiin kymmenen vuotta sitten EU:n sosiaaliturva-asetuksessa.
Toivottu uudistus. Eläketurvakeskuksen rekisteripalveluista vastaava osastopäällikkö Sari Alanko kertoo, että ensimmäinen ­yritys yhteisen tietojärjestelmän rakentamiseksi polkaistiin käyntiin kymmenen vuotta sitten EU:n sosiaaliturva-asetuksessa.

Nopeutta toimeenpanoon

Kuluneen kesän aikana EESSI-järjestelmän käyttäjien joukko laajeni. Syksyn myötä järjestelmä on jo osittain käytössä kaikissa jäsenmaissa.

Ensimmäisinä sen ottivat käyttöön alppimaat Itävalta ja Slovenia tammikuussa 2019. Viro ja Malta olivat kuitenkin ensimmäiset, jotka ottivat järjestelmän käyttöön kaikilla sosiaaliturvasektoreilla.

Työeläkealan koordinoinnin myötä järjestelmään tutustunut Eläketurvakeskuksen kehityspäällikkö Elina Hyry toteaa työeläkealan hajautetun toimeenpanon integroimisen EESSI-järjestelmään olleen vaativa tehtävä.

– Muilta EU-jäsenmailta on matkan varrella kohdatuista vaikeuksista huolimatta kuultu hyviä kokemuksia EESSI:stä. Hyvää palautetta tietojen vaihdon nopeutumisesta on ehditty saada jo kotimaisiltakin EESSI-järjestelmän käyttäjiltä, Hyry sanoo.