TAPASIMME Tarja Syvälän

Kriisiaikana turvan tarve korostuu

Eläkkeet maksetaan pandemiankin aikana

Tapasimme eläkepalvelut tuntevan Tarja Syvälän. Hän työeläkeyhtiö Varmassa tekee kaikkensa, että eläkkeen hakijalle ei tulisi toimeen­tuloonsa katkosta siinä vaiheessa kun siirtyy työstä eläkkeelle.

teksti anne iivonen | kuvat vesa laitinen

Eläkkeet maksetaan normaalisti koronapandemian yhteiskuntaa lamaannuttavista poikkeustoimista huolimatta. Arki jatkuu, vaikka pandemian poikkeusjärjestelyissä koko maa vaikuttaa pysähtyneeltä, kadut ympärillämme autioituneilta.

Taustalla kuitenkin yhteiskuntaa pystyssä pitävät perusasiat, kuten eläkkeiden maksaminen, toimivat edelleen entisellään.

Työeläkkeillä on suuri merkitys yhteiskunnassa. Viime vuonna koko työeläkejärjestelmästä maksettiin eläkkeitä yhteensä noin 29 miljardia euroa. Kaikkiaan työeläkkeensaajia on maassamme lähes puoli miljoonaa. Heillä toimeentulon perustana on työllä ansaittu työeläke.

Työeläkelaitokset maksavat luvatut eläkkeet täsmällisesti asiakkailleen myös poikkeusoloissa. Eläkeyhtiö Varman eläkepalvelujohtaja Tarja Syvälä on joukkoineen varmistamassa, että asiakkaat saavat eläkkeensä ajallaan. He ratkaisevat asiakkaidensa vanhuuseläkehakemuksia keskimäärin yhdeksässä päivässä.

Eläkkeiden maksuvalmius turvataan kaikissa olosuhteissa. Varmassa niin kuin työeläkejärjestelmässä muutoinkin eläke-etuuksia maksetaan eläkkeensaajien pankkitileille joka kuukauden alussa. Huhtikuun eläkkeet maksettiin keskiviikkona 1. huhtikuuta. Toukokuussa maksupäivä on maanantai 4. päivä ja niin edelleen. Eläke juoksee tilille jokaisen kuukauden ensimmäisenä pankkipäivänä elämän loppuun saakka.

Tarja Syvälän johtamassa Varman eläkekäsittelypalveluosastolla noin 50 eläkeasiantuntijaa palvelee eläkkeelle hakeutuvia. Varmalla on noin 500 000 vakuutettua asiakasta ja lähes 350 000 eläkkeensaajan eläkkeet huolehdittavanaan.

Helsingin Salmisaaressa Varman toimitalo on nyt tavallista hiljaisempi, sillä korona-pandemian vuoksi niin heillä kuin koko Suomessa enin osa työntekijöistä tekee työtä etäyhteydessä. Kuitenkaan mitkään toiminnot eivät ole pysähtyneet. Joka päivä he tekevät ratkaisuja, joiden perusteella joku saa tietää työeläketurvansa tuoman eläkkeen määrän ja saa rahat tililleen ajallaan.

– Pyrimme antamaan hakijalle eläkepäätöksen viimeistään sen kuukauden aikana, kun eläkeoikeus asiak­kaalla alkaa, kertoo Syvälä.

Osaan tapauksista he antavat väliaikaisen päätöksen, ettei toimeentuloon tulisi katkosta.

– Kaikissa olosuhteissa pyrimme siihen, että asiakas saa nopeasti eläkepäätöksen ja saa mielenrauhan siitä, ettei jää tyhjän päälle, Syvälä sanoo.

Tulorekisterin käyttöönoton myötä väliaikaisten päätösten määrä on lisääntynyt. Työnantajien ilmoittamat loppupalkan tiedot kulkeutuvat vielä eläkkeen alkamiskuukauden aikana tulorekisterin yhteiseen järjestelmään. Vasta työsuhteensa päättymistiedon ja lopullisten ansioiden tultua tulorekisteriin tehdään lopullinen päätös, joka sisältää viimeisenkin siivun eläkkeestä.

– Väliaikaisen päätöksen antamisella vältämme toimeentulokatkokset, jotka vaikeuttaisivat asiakkaan arkea tarpeettomasti, Syvälä kertoo.

Kriisiaikoina ja vaikeuksien kohdatessa eläkevakuutukset – joita lakisääteiset työeläkkeet ovat – näyttävät vahvuutensa. Luvatut eläkkeet hoidetaan, ja tätä varten on varoja kerätty eläkerahastoihin.

Eläkkeet maksetaan, vaikka eläkkeiden rahoitukseen ja eläkevarojen sijoitustoimintaan liittyvää uutisointia on talouden epävarmuutta henkivässä poikkeustilanteessa runsaasti ilmassa. Jonkun verran koronapandemia on lisännyt yhteydenottoja eläkelaitoksiin, mutta mistään eläkkeelle ryntäyksestä ei voida puhua.

Eläkeratkaisujen käsittelyajat ovat Varmassa varsin hyviä, Syvälän mukaan työeläkealan huippu­tasoa.

– Olemme onnistuneet tehtävässämme hyvin. Valtaosan, lähes 90 prosenttia, hakemuksista ratkaisemme viimeistään eläkkeen alkamiskuukauden aikana. Keskimäärin jopa yhdeksässä päivässä suoriuduimme vanhuuseläkkeiden ratkaisuissa viime vuonna, Syvälä kertoo.

Varmassa työkyvyttömyyshakemuksien käsittelyyn menee keskimäärin 48 päivää. Osittaisen vanhuuseläkkeen (ove) ratkaisun saa neljässä päivässä ja perhe-eläkkeeseen kuluu noin kaksi viikkoa. Nämä ovat alan nopeimpia palveluaikoja. Parhaimmillaan vanhuuseläkepäätöksen voi saada jopa saman päivän aikana, jos hakemuksen tekee verkossa.

Eläkelaitokset ja Varma muiden mukana kehittävät jatkuvasti omia prosessejaan. Varmassa on siivottu Lean-menetelmällä työstä turhaa hukkaa. Syvälän mukaan näillä jatkuvan kehittämisen tavoilla asiantuntijat jakavat osaamista talon sisäisissä prosesseissa keskenään yksiköiden rajat ylittäen.

– Meillä on rohkea kokeilemisen kulttuuri. Kaikki eläkekäsittelyn työprosessit on käyty kriittisesti läpi jatkuvan parantamisen idealla, hän sanoo.

Työelämässä lähes koko 2000-luvun vallinnut mieletön muutos ohjaa Varman strategiassakin tähän suuntaan. Toimijat hyödyntävät automatiikkaa ja robotiikkaa yhä laajemmin palveluiden rakentamisessa.

– Käytännössä se merkitsee sitä, että koko ajan pyrimme löytämään kohtia, mitkä voimme tehdä järkevämmin ja paremmin.

Robotiikan, automatiikan ja tekoälyn hyötyjä on otettu käyttöön Varmassa määrätietoisesti. Prosesseja on käyty systemaattisesti lävitse ja tunnistettu turhia käsittelylenkkejä. Prosessien läpikäynti yhdistettynä teknologian tuomiin mahdollisuuksiin, on tuonut merkittävästi tehokkuutta käsittelyprosessin sujuvuuteen.

Nopeasta toimeenpanosta hyötyvät lopulta asiak­kaat.

– Totta kai kustannustehokkuuden vaatimus vaikuttaa tekemiseemme. Mutta lopulta kaiken tehostumisen mahdollistaa kuitenkin ihmisten tekeminen, henkilöstömme hyvä osaaminen. Meidän väkemme on kaiken tämän taustalla, Syvälä sanoo.

Samalla kehittämistyö on vaatinut henkilöstöltä oman osaamisen laajentamista ja itsensä haastamista.

– Ihmiset ovat panneet itsensä peliin ja heillä on ollut rohkeutta mennä prosessien kehittämisessä myös ns. konepellin alle. Näin he ovat oppineet ymmärtämään mitä kaikkea tekniikka mahdollistaa ja kehittävät järjestelmiä yhä paremmiksi.

– Eläkepalveluiden asiantuntijat ja it-osaajat tekevät saumatonta yhteistyö. Se on tuonut liiketoimintaan nopeutta ja kustannustehokkuutta.

Teknologian hyödyntäminen on merkinnyt suurta muutos palvelutarjonnassa. Nykyisin yli puolet eläkehakemuksista tulee käsittelyyn sähköisesti Varma.fi-palvelun kautta. Lähitulevaisuudessa yhä suurempi osa asiakkaista palvellaan suoraan verkossa.

– Verkkopalveluiden etuja on monta: eläkepäätökset tulevat hakijalle nopeammin ja vastaavasti tiedot ”uivat” meidän järjestelmiimme mahdollisimman sujuvasti verkossa asioimalla, Syvälä sanoo.

Vaikka hakemuksien käsittelyä on näillä tavoin sujuvoitettu, tarvittaessa he lähestyvät asiakasta myös perinteisesti kirjeellä. Myös asiakkaiden kohtaamiset puhelimitse ovat arkipäivää.

– Jos asiakas on valinnut sähköisen asioinnin, hän voi jopa saman päivän aikana käydä katsomassa antamamme päätöksen, Syvälä kertoo.

Eläkepalvelujohtaja Syvälä haluaa varmistua palveluiden sujuvuudesta. Vuosittain Varmassa tehdään noin 50 000 päätöstä. Niistä 22 000 päätöstä koostuu muun muassa muutospäätöksistä ja jatkopäätöksistä.

Mikä on oikea aika hakea eläkettä?

– Vanhuseläkettä on hyvä hakea noin kaksi viikkoa ennen eläkkeen alkamista. Lopullisen päätöksen voimme antaa vasta kun kaikki eläkkeen laskemiseen tarvittavat tiedot on saatu, joten eläkettä ei kannata hakea liian aikaisin. Väliaikaisella päätöksellä myönnämme hakemiseen mennessä karttuneen eläkkeen.

Kun asiakas asioi verkkopalvelussa, palvelu ohjaa ja kaikki tiedot tulee varmuudella täytetyksi. Entä, miksi eläkettä pitää hakea, miksi se ei tule ns. kuin Manulle illallinen?

– Jokaisen ihmisen tilanne on yksilöllinen ja myös vanhuuseläkeikä on kullakin yksilöllinen. Jokainen päättää itse vanhuuseläkeiän alarajan saavuttamisen jälkeen, milloin aikoo siirtyä eläkkeelle.

Eläkkeen saamiseksi on aina tehtävä eläkehakemus. Eläke alkaa juosta vasta eläkelaitoksen antaman päätöksen jälkeen.

– Kun asioi verkossa, palvelumme ohjaa ja kaikki tiedot tulevat varmuudella täytetyksi, kannustaa Tarja Syvälä.

Tarja Syvälä

Ikä: 37-vuotias

Työ: eläkepalvelujohtaja eläke­yhtiö Varmassa

Koulutus ja oppiarvo: kauppa­tieteiden maisteri

Onnellisuuden lähteet: yhdessä tekeminen ja tavoitteiden saavuttaminen.

Hyvä tulos syntyy yhdessä tekemällä. Tarja Syvälä, Tanja Ylinen ja  Pirjo Karhunen luottavat osaamisen jakamisen tuomiin hyötyihin
Hyvä tulos syntyy yhdessä tekemällä. Tarja Syvälä, Tanja Ylinen ja Pirjo Karhunen luottavat osaamisen jakamisen tuomiin hyötyihin

Osaava henkilöstö sujuvan työn tae

Eläkepalvelujohtaja Tarja Syvälä uskoo yhdessä tekemisen voimaan. Hän nojaa kaikessa tekemisessä osaavaan henkilöstöön ja sujuviin työprosesseihin.

Eläkeasiantuntijat Pirjo Karhunen ja Tanja Ylinen tuntevat tekevänsä hyödyllistä työtä ihmisten eläketurvan varmistamiseksi.

Myös teknologian hyödyntäminen tekee työstämme kiinnostavaa. Aina on jotakin uutta opittavaa silläkin saralla.

– Olen itse saanut osallistua määrittelytyöhön ja päässyt katsomaan ns. ohjelmistoja ns. konepellin alta, kertoo Varmassa 20 vuotta työskennellyt Pirjo Karhunen.

Hän tekee enimmäkseen työkyvyttömyys- ja kuntoutuspäätöksiä. Kollegalle Tanja Yliselle ovat vanhuuseläkeasiat ja perhe-eläkeratkaisut tulleet tutuiksi.

– Hyvä perehdytys työhön ja jatkuva työssä oppiminen tekee työni mielekkääksi. Tekemällämme työllä on merkitystä ja kaiken takana on aika asiakas, Ylinen sanoo.

Työeläkejärjestelmässä hakemusten käsittelyaika

(keskimäärin päiviä) vuonna 2019

Eläkelaji

kaikki

yksityinen sektori

julkinen sektori

Vanhuuseläke

21

21

21

Osittainen vanhuuseläke

8

8

7

Perhe-eläke

17

20

12

Työkyvyttömyyseläke

62

60

65

Lähde: Eläketurvakeskus