Ulkomaan eläkkeissä

yhteistyötä ja tukea koordinoidusti

Ulkomailta haettava eläke vaatii toimijoilta yhteispeliä ja saumatonta tiedonkulkua meillä ja muualla.

Teksti Kimmo Kontio Kuvat Olli Häkämies Kartta iStock

Kansainvälistyvässä maailmassa yhteistyöverkostot ja hyvä koordinointi takaavat sen, että työntekijä saa ulkomaan työstä kertyneen eläkkeensä aikanaan asiaankuuluvasti.

Ulkomaisten eläkkeiden hakemisessa eläkkeenhakijaa palvelee Eläketurvakeskus.

– Eläkkeen haun lähtökohta on, että asiakas haluaa saada ulkomailla tehdyn työn osalta itselleen kuuluvan eläketurvan. Meidän kuuluu ymmärtää asiakkaan parasta, sanoo ulkomaisten eläkeasioiden parissa työskentelevä EU-eläkekäsittelijä Nelli Westerholm.

Ulkomailla työskentelyn mukaan määräytyvän eläkkeen hakemisen ajoitus voi esimerkiksi vaikuttaa muuhun eläketurvaan ja sosiaalietuuksien kokonaisuuteen täällä kotimaassa.

– Neuvomme ja ohjaamme, jotta hakija ymmärtää myös oman vastuunsa pisimmillään jopa vuosia kestävässä prosessissa, hän kertoo.

Enemmän ja laadukkaammin

Eläketurvakeskuksessa työskentelee runsaat 40 ulkomaisten eläkeasioiden asiantuntijaa. Heidän asiantuntemusta tarvitaan, kun vuosittain ulkomaille lähtee Suomesta yli 8 000 eläkehakemusta.

Aiemmin yhden hakijan asiaa hoidettiin palasissa ja prosessi otti nykyistä enemmän aikaa yhden eläkekäsittelijän työssä.

– Nykyään hoidamme asiaa aina niin pitkälle kuin mahdollista ja välitämme tietoa ulkomaille sitä mukaan kun tiedot meille saapuvat. Käsittelijämme tekevät töitä monipuolisemmin, joten voimme palvella asiakkaitakin laajemmin. Eläkkeenhakijalle on lopulta tärkeintä oman asiansa tehokas ja laadukas käsittely, osastopäällikkö Max Rönnberg sanoo.

Yhdessä tekeminen tavaksi

Eläketurvakeskuksessa Rönnbergin johtama ulkomaisten eläkeasioiden osasto on työrukkanen eläkkeen hakijaa palvelemassa.

Rönnberg kertoo, että nykyään työt pyritään saamaan käsittelyyn kahdessa viikossa. Tavoitteeseen päästään laadukkaalla organisoinnilla ja eläkekäsittelijöiden ammattitaitoa ja kokemusta hyödyntäen. Yhteisessä työjonossa kaikki työt ovat samalla viivalla.

– Huolehdimme jatkuvasti työtapojen parantamisesta ja koulutuksesta. Kehitystyössä ei saa herpaantua isojen projektien päätyttyä, Rönnberg vinkkaa.

– Kehittäminen on lopulta hyvin konkreettista työtä. Yhdessä oppimista, jossa kootaan uusia ajatuksia ja käytännöllisiä neuvoja. Esimerkiksi kahden näytön tehokasta käyttöä on opeteltu yhdessä, ja muutenkin työntekijöiden parannusehdotuksia käydään säännöllisesti läpi, EU-eläkeasiantuntija Reija Suontakanen kertoo yhdessä tekemisen työprosessin huolellisesta miettimisestä.

– EU:ssa lakisääteistä asiaa hoitava viranomainen on velvoitettu palvelemaan jäsenvaltioiden kansalaisia eläkkeenhakemisessa, Westerholm muistuttaa.

Kun eläkeasiat ovat vaikeita, asiakas toivoisi Eläketurvakeskukselta, ulkomaan eläkeasioiden yhteyslaitokselta Suomessa, oman asiansa hoitamista alusta loppuun.

Autamme asiakasta eteenpäin

Eläketurvakeskus ei kuitenkaan myönnä yhtään eläkettä, vaan on eläkkeenhakijan ja ulkomaan eläkelaitoksen apuna hakemusten käsittelyssä.

– Asiakas ei välttämättä tiedosta, että esimerkiksi vastuu hakemuksen täydennystiedoista ja veroasioista huolehtiminen kuuluvat hänelle, Westerholm kertoo.

Myös maksettavista eläkkeistä käännytään helposti Eläketurvakeskuksen puoleen, vaikka ne kuuluvat kuten Suomessakin maksajan ja asiakkaan väliseen suhteeseen eli työeläkelaitoksen eläkkeensaajalle antamaan palveluun.

Näin kävi viimeksi kesällä, kun Nordean pankkijärjestelmän ongelmista johtuen monien Ruotsista maksettavat eläkkeet olivat päivän, pari myöhässä.

– Syntyneessä hämmingissä me autoimme toki kysyjiä aktiivisella viestinnällä ja naapurimaiden tiiviillä eläkeläisviranomaisten yhteistyöllä, osastopäällikkö Rönnberg jatkaa.

Jokainen tapaus yksilöllinen

Haastateltavat sanovat työtilanteen muuttuneen vuosien aikana. Hakemusten yhteismäärä on vähenemässä, mutta samanaikaisesti opiskelu- ja työurat ja perhemuodot muuttuvat aiempaa moninaisemmiksi. Yleensäkin työelämän kirjo monipuolistuu ja sen myötä asiakkaat ovat tulleet yhä vaativimmiksi.

– Siksi on tärkeää, että säästämme aikaa rutiineissa, jotta voimme paremmin tunnistaa oleelliset erityistilanteet, Westerholm sanoo.

Jatkuvaa kehitystä

Nykyisellä käsittelyjärjestelmällä on valmius sähköiseen tietojen vaihtoon.

– Niinpä meille on luontevaa jossain vaiheessa liittyä Euroopan komission valmistelemaan, eurooppalaisten sosiaaliviranomaisten tietojen vaihtoon suunniteltuun, sähköiseen tietojärjestelmään (EESSI), Rönnberg otaksuu.

Ulkomaan eläkeasioiden asiantuntijat painottavat kaikki yhteistyön kasvavaa merkitystä.

– Haluamme pitää hakemusten käsittelyajat kohtuullisina ja työskennellä laadukkaasti, Suontakanen sanoo. 

Top 10 maata

Maaluettelossa naapurimaat ovat kärkisijoilla valtioista, joihin ulkomaan eläkehakemuksia lähtee Suomesta useimmiten.

Top 10 -listan kärjessä suurimmilla hakemusmäärillä komeilee läntinen naapurimme Ruotsi. Viime vuonna lähti Suomesta lähes kuusi tuhatta Ruotsista haettaviin eläkkeisiin liittyvää eläkehakemusta. Hakemusmäärillä mitaten seuraavaksi suosittuja maita ovat Viro ja Norja, ja edelleen Saksa vahvasti neljäntenä.

Maaluettelo kertoo Eläketurvakeskuksesta kuhunkin maahan lähteneiden ulkomaan eläkkeiden hakemusmäärät.

Nelli Westerholm

Osastopäällikkö Max Rönnberg pitää tärkeänä, ettei menetä tuntumaa osastonsa ydintyöhön. – Teen itsekin jonkin verran hakemustyötä, vaikkakin niitä yksinkertaisimpia Ruotsin vanhuuseläkehakemuksia.
Osastopäällikkö Max Rönnberg pitää tärkeänä, ettei menetä tuntumaa osastonsa ydintyöhön. – Teen itsekin jonkin verran hakemustyötä, vaikkakin niitä yksinkertaisimpia Ruotsin vanhuuseläkehakemuksia.
Ulkomaan eläkeasioissa käsittelyajat ja työvaiheiden jouhevuus ovat ratkaisevia. Max Rönnberg (vas.), Nelli Westerholm ja Reija Suontakanen toteavat, että hyväksi koetut työtavat ja yhteiset työprosessit ovat jatkuvan kehittämistyön tuloksia.
Ulkomaan eläkeasioissa käsittelyajat ja työvaiheiden jouhevuus ovat ratkaisevia. Max Rönnberg (vas.), Nelli Westerholm ja Reija Suontakanen toteavat, että hyväksi koetut työtavat ja yhteiset työprosessit ovat jatkuvan kehittämistyön tuloksia.

Muiden maiden eläkeasiat tuntee Eläketurvakeskus

Ulkomaisten eläkeasiain osasto Eläketurvakeskuksessa vastaa Suomessa asuvan eläkkeenhakijan eläkehakemuksen välittämisestä EU-, ETA- ja sosiaaliturvasopimusmaihin. Eri maiden eläkejärjestelmistä Eläketurvakeskuksen asiantuntijoilla on laaja-alainen tuntemus.

Asiantuntijat toimivat EU-eläkehakemusprosessissa linkkinä suomalaisten eläkelaitosten ja Kelan sekä ulkomaisten yhdyslaitosten välillä.

– Yhteistyössä näiden toimijoiden kanssa kehitämme hakemusprosessia nopeammaksi ja tehokkaammaksi. Tulevaisuudessa haluamme palvella asiakkaitamme nykyaikaisin välinein sähköistyvässä maailmassa, osastopäällikkö Max Rönnberg sanoo.

Eläketurvakeskus on siten yhteyslaitos muiden maiden suuntaan. Osaston tehtäviin kuuluvat asiakkaiden neuvominen sekä EU-säännösten ja sosiaaliturvasopimusten mukaisten lomakkeiden täyttäminen.

Ulkomaan eläkkeiden hakemiseen liittyvien lisätietojen hankkiminen sekä eläkehakemusten toimittaminen ulkomaille ovat tyypillisiä työvaiheita.

Eläketurvakeskuksen asiantuntijoiden keskinäinen osaamisen jakaminen ja työmenetelmien jatkuva kehittäminen ja seuranta varmistavat, että asiantuntijatyölle jää riittävästi aikaa.

– Tähän on päästy yhden yhteisen työjonon ja rutiinien automatisoinnin sekä työskentelytapojen analysoinnin avulla, kertoo Rönnberg.

Tavoitteena Rönnbergin mukaan on, että asiakkaat saavat tulevaisuudessa sähköisten palveluiden avulla reaaliaikaista tietoa ja palvelua omassa asiassaan. Myös eläkehakemusliikenteen sähköistäminen EU-maiden välillä on yksi suurista lähitulevaisuudessa muutoksista. 

Teksti: Nelli Westerholm

Kirjoittaja Nelli Westerholm työskentelee Eläketurvakeskuksessa EU-eläkekäsittelijänä. Hän on parhaillaan työkierrossa viestinnässä.